Verbeterde grip op financiële informatie.

Technical Valley is door haar opdrachtgever, een technisch projectgestuurde organisatie, gevraagd om een optimalisatieslag te maken in de financiële rapportages.

Bij aanvang van de opdracht is de huidige situatie in kaart gebracht door te de financiële stuurinformatie te analyseren, en vervolgens de wijze waarop de rapportages zijn opgebouwd met de beschikbare data te beoordelen. Er is niet voor gekozen om direct een nieuwe rapportage op te bouwen, omdat dit verstoring in het rapportageproces zou opleveren. Daarnaast was het belangrijk om allereerst te begrijpen hoe de informatie gebruikt werd door de stakeholders. De drie belangrijkste aandachtspunten die onderkend zijn:

  1. Stuurinformatie is real-time en rapportage-informatie is een momentopname

Prognoses veranderen snel doordat er vrijwel dagelijks nieuwe inzichten zijn in projecten. Denk hierbij aan detaillering van de projecten, SSK-kostenramingen en inschattingen van project en programmamanagers. Dit is essentiële stuurinformatie.

In het ERP systeem van de opdrachtgever wordt er maandelijks een ‘maandfoto’ gemaakt van de gerealiseerde kosten. Dit is goede informatie voor een standaard maandelijkse interne rapportage, maar niet voldoende om de juiste beslissingen te nemen in projecten en programma’s.

  1. Minimale handmatige handelingen om fouten te voorkomen en tijdwinst te realiseren

Veel data werd handmatig gekoppeld en was een tijdrovende klus. Daarnaast ontbrak een standaard aansluiting met de brondata.

  1. Standaard rapportage overzicht naar programma management om de juiste beslissingen te kunnen maken.

De inrichting van de data was niet optimaal om een standaard te genereren die automatisch met de brondata gevuld werd.

Onze consultant heeft de rapportage geoptimaliseerd door met een eenvoudige export van data uit PowerBi de rapportage automatisch te laten genereren en heeft een directe totaalaansluiting met de brondata toegevoegd. Daarnaast kunnen prognoses nu real-time doorgevoerd worden en is er een link gemaakt met het brondocument (denk bijvoorbeeld aan een SSK-kostenraming). Hierdoor zijn de harde cijfers in de rapportage direct te herleiden naar het brondocument. Dit werd door de gebruikers van de rapportage als bijzonder prettig ervaren.

De rapportage is daarnaast ook geoptimaliseerd, door informatie die niet gebruikt werd weg te laten. Dit heeft geleid tot een beter leesbaar overzicht, waaruit iedere (gewenste) standaard rapportage gemaakt kan worden. Voorbeelden hiervan zijn het budget, prognose-eindstand overzicht en sturing op algemene kosten.

Technical Valley in Control heeft er in deze situatie voor gezorgd dat er een oplossing is die gebruikt kan worden, totdat de opdrachtgever een grote optimalisatieslag heeft gemaakt met de onderliggende work-breakdown-structure. Ook bij deze optimalisatieslag is Technical Valley betrokken en de verwachting is dat deze eind 2020 wordt afgerond.

Copyright 2020 - Technical Valley